Dank Cockpit-Sicht Zahlen und Projekte stets im Griff

Von der Planung einer Immobilie über deren
Bau bis zum Instandhaltungs-Management:
Mit diesem Spektrum ist die Union Technik GmbH & Co. KG heute einer der führenden Systemdienstleister in der Mineralölbranche.
Neben der eigentlichen Tankstelle konzipiert und betreut das Unternehmen auch die Bereiche Waschstraße und Shop. Bundesweit betreut Union Technik mehr als 3500 Objekte. Zum Kundenkreis
gehören sämtliche führenden Mineralkonzerne
sowie zahlreiche große Immobilienbesitzer
und Handelsunternehmen.

Anforderungen

Schon seit Längerem steuert und dokumentiert
Union Technik sämtliche Abläufe rund um das Bewirtschaften der Immobilien mit conjectFM, einem CAFM(Computer Aided Facility Management)-System des gleichnamigen Herstellers. Es zeigt beispielsweise
an, für welchen Kunden welche Anlagen betreut
werden, welches Vertragsmodell zugrunde liegt oder welche Arbeiten aktuell verrichtet werden. Das Finanz- und Lohnbuchhaltungssystem basiert auf Microsoft Dynamics NAV. Obwohl beide Systeme miteinander verbunden sind, kam es immer wieder zu Problemen aufgrund mangelnder Kongruenz von Zahlen. Für nachhaltige Soll-Ist-Vergleiche mussten zudem bis zu fünf Systeme geöffnet und Abfragen daraus erzeugt werden, was angesichts des hohen Aufwands häufig allein aus Zeitgründen unterblieb.
Aus diesen Gründen und zwecks einer allgemein
besseren Übersichtlichkeit wünschte die Geschäftsleitung ein gesondertes Business-Intelligence-Werkzeug. Der Auftrag zur Umsetzung ging an den Kölner Microsoft-Partner KI Business Performance. Dieser hatte sich mit der Einführung einer Mobillösung auf Basis von Windows Mobile 6 bereits einen guten Namen bei Union Technik gemacht.

Lösung

Als Basis für die neue Business-Intelligence-
Lösung empfahl KI Microsoft SQL Server Enterprise Edition. Ein Vorschlag, der bei Union Technik auf offene Ohren stieß. Zum einen kam er dem Wunsch nach möglichst hoher Homogenität entgegen, nachdem das Unternehmen bereits zahlreiche Microsoft-Produkte wie Windows Mobile und Dynamics im Einsatz hatte. „Darüber hinaus überzeugten uns das gute Preis-Leistungs-Verhältnis und die schnelle Realisierbarkeit“, erinnert sich Geschäftsführer Jörg Heilingbrunner. Tatsächlich vergingen nur zwei Monate, bis die gewünschte Business- Intelligence-Lösung Anfang 2008 einsatzbereit war.
Gespeist wird das System aus zwei Quellen:
Die Finanzzahlen stammen aus Dynamics, die Informationen über Kundenprojekte fließen aus dem CAFM-System ein. Im Zuge der Einführung wurde auch gleich das Problem der mangelnden Kongruenz zwischen einzelnen Zahlen aus dem CAFM und
Dynamics behoben. Zu diesem Zweck  vereinheitlichten die KI-Experten sowohl die
Datenbasis als auch die Abfragemodi.

Nutzen

Mit der Business-Intelligence-Lösung verfügt
das Management von Union Technik heute über eine durchgehende Sicht auf die gesamte Wertschöpfungskette – vom Eingang einer Wartungsanfrage bis zur Abrechnung. Dank einer „Cockpit-Sicht“ ist es möglich, sich einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen und bei den
Kunden zu verschaffen. Schnellwerte in Verbindung
mit einem Ampelsystem zeigen auf einen Blick, welche Bereiche im Lot sind und wo Handlungsbedarf besteht. Mittels Drill-down-Funktion lässt sich der
Fokus dabei beliebig verändern, von der Gesamtsicht auf einen bestimmten Kunden oder eine Region bis zum Blick auf einzelne Mitarbeiter oder Objekte. Ein Knopfdruck genügt beispielsweise, um zu sehen, welche Servicemitarbeiter bereits ausgelastet sind
oder wer noch Kapazitäten für Notfälle frei hat. Ebenso transparent sieht die Geschäftsleitung, ob einzelne Geräte, Zapfsäulen oder Maschinen bei einer Tankstelle übermäßig wartungsanfällig sind, sodass eine Anhebung der Wartungspauschale angeraten
ist. Auch Soll-Ist-Vergleiche sind im Nu erstellt.
Die zuständigen Mitarbeiter erhalten sie über individualisierte Webportale. Sie verfügen damit über ein wirksames Instrument, um Probleme und Abweichungen rasch zu beheben. „Unsere Betreuer beschäftigen sich wesentlich intensiver mit den Objekten. Es wird viel genauer geschaut, wo und wie
Probleme entstehen“, bestätigt Heilingbrunner. Entsprechend einfach ist es nun, verlässliche Aussagen über die Profitabilität einzelner Bereiche, etwa einer bestimmten Immobilie, zu treffen. Übermäßig hohe Kosten bei einer Stelle lassen sich schnell und einfach identifizieren. Da das Gros der Kunden auf Basis pauschaler Wartungsverträge bedient wird, trägt das System dazu bei, das feste
Budget nicht zu überschreiten. Weitere Schritte sind bereits angedacht: Den Kunden mit sogenannten Open-Book-Verträgen, was ein Recht auf Einsicht in die tatsächliche Verwendung des Budgets bedeutet,
sollen mit dem System einzelne Informationen zugänglich gemacht werden.